Mise en œuvre d’un WMS : votre check-list en huit points

Vous avez décidé qu’il est temps d’avoir un nouveau système de gestion des entrepôts.

Nous allons donc passer en revue quelques réflexions et considérations sur la façon de créer une check-list pour la mise en œuvre d’un WMS afin de vous assurer que vous êtes prêt pour le lancement.

Voici les huit points que nous aborderons dans cet article :

  • La composition de l’équipe de mise en œuvre d’un WMS
  • La gestion du changement 
  • Le budget 
  • Les données 
  • Les formations utilisateurs
  • La planification du démarrage
  • Les conseils pour réussir votre démarrage
  • Le passage en revue de la mise en œuvre de votre WMS

La composition de l’équipe de mise en œuvre d’un WMS

Une mise en œuvre réussie d’un WMS commence par la constitution de l’équipe.

Cette composition variera en fonction de la taille de votre entreprise et de votre projet, mais voici les compétences essentielles à avoir lors de la mise en œuvre du WMS :

  • Un chef de projet : La personne qui chapeaute le projet et qui garde un œil sur la résolution des problèmes.
  • Le responsable d’entrepôt : vous aurez besoin de cette personne car elle vous aidera à comprendre les besoins et exigences en terme de processus dans l’entrepôt.
  • Un administrateur de base de données : Ce membre de l’équipe sera responsable de la gestion de vos données existantes et une aide précieuse pour la migration des données.
  • Un expert WMS : identifiez la personne qui connaît le mieux votre nouveau WMS ou faites appel à des consultants externes. Ils vous aideront sur les différentes phases du projet de mise en œuvre d’un WMS : design, identification de spécifiques, paramétrage, recette, formation et démarrage.
  • Équipes IT et métier : ils vous aideront à tester l’outil et résoudre les problèmes qui surviennent.

Vous devez peut-être également envisager un spécialiste de l’intégration. Si vous passez d’un processus entièrement manuel et n’avez pas d’outil à intégrer, vous n’aurez pas besoin de ce spécialiste. Si vous avez un ERP, une plateforme d’e-commerce, un outil de gestion des commandes ou un autre outil qui crée les données que votre entrepôt utilise, demandez à ce spécialiste de s’assurer que toutes les données et l’intégration entre vos systèmes et votre WMS se fait parfaitement.

La gestion du changement

Après la constitution de votre équipe, il est temps de commencer à créer un plan pour mettre en œuvre votre nouveau WMS et pour répondre aux changements et aux défis qui surviennent lors de tout changement majeur de processus opérationnels.

En effet, si vous ne communiquez pas bien, si vous ne formez pas bien vos collaborateurs et que vous ne leur apportez pas suffisamment de soutien, vous pouvez faire échouer votre projet de mise en œuvre du WMS.

Le budget de la mise en œuvre du WMS

Les coûts de mise en œuvre d’nu WMS peuvent varier d’une entreprise à une autre en fonction par exemple de si c’est un WMS dans le cloud ou s’il s’agit d’une installation sur site, ou encore de la manière dont vous voulez former vos utilisateurs.

Pour aller un peu plus loin, voici les principaux coûts liés à la mise en œuvre d’un WMS et la façon de les budgétiser :

  • Les installations sur site ont tendance à être plus coûteuses et exigent plus de temps de la part de votre éditeur et génèrent des coûts pour mettre à niveau votre infrastructure alors que les WMS dans le cloud peuvent souvent être installés à distance.

 

  • Les coûts de maintenance sont souvent inclus dans le prix d’achat initial, bien que pour certains WMS, ces coûts sont basés sur l’installation et la mise en œuvre et ne commencent donc à être facturés qu’à l’issue du projet de mise en œuvre, représentent bien souvent environ 20 % de votre prix d’achat et sont facturés annuellement.

 

  • Les coûts de la formation sur le WMS varieront en fonction de l’utilisation ou de la combinaison de l’apprentissage numérique, de la formation pratique et de la formation sur site dispensée par l’éditeur.

 

  • Les coûts des consultants WMS qui interviennent sur le projet

 

  • Les coûts de mise à niveau de l’infrastructure dont vous avez besoin pour déployer le WMS en fonction des exigences de l’éditeur.

 

  • Le coût des heures supplémentaires pour votre équipe car bien souvent la charge du projet vient s’ajouter aux activités quotidiennes de vos collaborateurs.

 

  • Les coûts relatifs à la migration des données lorsque vous devez récupérer des données d’anciens systèmes ou si vous avez besoin par exemple d’accroître votre capacité de stockage pour l’archivage des données

 

  • Les coûts relatifs aux consommables comme les étiquettes vierges, l’encre…surtout si vous passez d’un mode manuel à un WMS à la pointe de l’état de l’art

Les données : sauvegardes et migration

La plupart des guides d’implémentation de WMS aborderont les données d’un point de vue migration parce qu’il est essentiel pour vous de maintenir l’exactitude et la validité des données que vous portez sur votre nouveau système. La migration des données comprend également une variété de règles de nettoyage afin de vous assurer que l’information que votre nouveau WMS utilise pour gérer votre entreprise est correcte.

Cependant, ne négligez pas la nécessité de créer une sauvegarde de vos données existantes.

Protégez-vous contre une perte de données qui peut se produire ou des dommages que vos données peuvent subir pendant les tentatives de nettoyage en ayant une sauvegarde distincte de ce qui est utilisé.

Pour vous préparer à la migration des données, faites appel à votre administrateur de base de données pour vous assurer que les formats et les aspects des données ne sont pas perdus dans le transfert lorsque vous passez d’un système à l’autre. Il supervisera le transfert de vos données vers le nouveau système, testera et vérifiera qu’elles sont correctes par rapport aux données existantes.

La formation des utilisateurs au WMS

La formation de vos collaborateurs à l’utilisation de votre nouveau WMS peut prendre trois à cinq jours complets et nécessiter des sessions de travail afin que votre équipe puisse apprendre, pratiquer et avoir le temps de poser des questions sur le nouveau système.

Selon votre éditeur, vous pourriez avoir accès à plusieurs types de formation, comme des cours en ligne et du matériel de formation, de la formation chez l’éditeur ou encore de la formation dans votre propre entrepôt. La formation au sein de vos locaux avec les consultants de l’éditeur de votre WMS vous donne l’occasion de vous exercer avec votre propre équipement, mais elle peut entraîner des coûts de formation plus élevés.

En identifiant les utilisateurs clés intéressés par le WMS et la technologie de manière générale peut augmenter votre taux de réussite. Ces utilisateurs peuvent être en mesure d’apprendre plus rapidement et de fournir un grand support aux autres collaborateurs pendant la formation mais également après et surtout en phase de démarrage.

La planification du démarrage

Certaines des étapes les plus importantes de la mise en œuvre du WMS interviennent pendant cette phase de planification lorsque vous vous préparez au démarrage.

Voici quelques éléments qui nécessitent un plan et un examen avant que vous ne soyez prêts pour le démarrage :

  • Communiquer avec les intervenants impliqués dans le démarrage sur le nouveau WMS pour connaître leur disponibilité
  • Veiller à ce que tous les éléments de la check-list pour la mise en œuvre du WMS qui sont requis soient traités
  • Préparer le démarrage à blanc avec un faible volume de données avec des flux nominaux
  • Prévoir du personnel supplémentaire pour le démarrage
  • Créer une liste d’indicateurs à suivre pour évaluer le succès du démarrage et des premiers mois
  • Formuler un plan pour remédier aux temps d’arrêt ou aux goulots d’étranglement potentiels
  • Testez votre réseau pour vous assurer qu’il pourra absorber la charge
  • Vérifier les sauvegardes de données et le succès de la migration des données

Les conseils pour réussir votre démarrage

Pour réussir votre Go-live, il faut surveiller la progression du système et examiner la manière dont votre équipe commence à travailler avec le nouveau WMS.

Il faudra également demander à votre équipe IT de vérifier la qualité des données et de s’assurer qu’elles passent bien dans votre WMS. Côté responsable d’entrepôt, il doit surveiller le rendement du personnel et s’assurer qu’ils arrivent à bien effectuer leur travail.

En rallant plus loin, analyser les indicateurs de performance que vous avez mis en place pour vérifier si le temps de préparation a diminué, s’il y a moins d’erreurs, si le flux de travail est plus efficace, et tout autre gain ou amélioration que vous souhaitez mesurer.

Le passage en revue de la mise en œuvre de votre WMS

Les dangers de la mise en œuvre d’un WMS sont importants mais avec une bonne planification et une bonne budgétisation, cela peut vous aider à atteindre vos objectifs et à respecter les échéances, de telle sorte que les coûts soient maîtrisés et que le personnel soit bien formé à un nouveau système qui fonctionne mieux.

Il est également important d’examiner les gains, la productivité et la satisfaction des clients pour comprendre les bénéfices à long terme

  • Les gains de revenus où vous pouvez mesurer les réductions de coûts ou l’augmentation du business liés au rendement de votre entrepôt.
  • Les améliorations de productivité comme par exemple la diminution des erreurs commises par votre équipe ou encore l’augmentation de la productivité globale.
  • La satisfaction des clients en regardant si vous recevez par exemple plus de commandes de la part de vos clients.

 

By | 2019-05-02T16:07:03+00:00 mai 2nd, 2019|MISE EN PLACE WMS|0 Comments